Аутсорсинг печати Часть #3

05.03.2024

Мало кто задается вопросом, сколько страниц в месяц печатает тот или иной отдел или сотрудник компании. Что печатают? Что сканируют? А может среди этой массы есть финансовые документы или данные, которые были бы интересны конкурентам?

Статья расходов на обслуживание печатной техники в 90% практически ничем не подкреплена. Сотрудники могут печатать на рабочем принтере личные документы, рефераты, книги и т.д. и это никак не контролируется. По статистике, около 25% распечатанных документов вообще забывают на принтере и не забирают. 

Что касается учета бумаги, дак это вообще не поддается контролю. 

Разве это все не расходы компании?

Для того, чтоб такие вопросы не возникали, в проектах Аутсорсинга используется программное обеспечение, которое блокирует МФУ и для выполнения любых работ на устройстве, требуется авторизация  на устройстве с помощью карты доступа или ПИН кода, которые в свою очередь привязаны к учетной записи сотрудника компании. Таким образом из ПО можно выгрузить отчет по каждому сотруднику. Что и когда он печатал или сканировал. В системе так же есть функция теневого копирования. Любой сканированный или распечатанный документ помещается в базу хранения данных, которые при желании можно поднять и проверить на утечку данных  в компании. ПО позволяет устанавливать лимиты печати как на отдел, так и на пользователя компании. 

При таком функционале можно вести точный учет по расходу бумаги и расходных материалов на печатное оборудование, распределять нагрузку на отделы и печатную технику.

25 просмотров